Die Prozesse hinter der RFID-Technologie müssen stimmen

Herr Wilkens, welche Ziele verfolgt C&A mit der RFID-Einführung?
Joachim Wilkens: Das ist ziemlich einfach erklärt: Es geht um die Verfügbarkeit – sowohl im Hause als auch auf dem Warenständer. Wir haben nämlich festgestellt, dass wir häufig sogenannte NOSBOS-Situationen haben (Not on Shelf, but on Stock). Wir haben die Ware im Lager, aber eben nicht im Regal. Der Kunde kann sie nicht finden. Wir sprechen hier über hohe Prozentzahlen der Stock Keeping Units (SKUs), der einzelnen Farb-/Größenkombinationen einzelner Artikel. Ziel war es, diese Situation zu verbessern, was wir bislang gut hinbekommen haben.

Wann haben Sie das Projekt gestartet?
Wilkens: Das eigentliche Projekt startete im Spätherbst 2010. Damals wurde eine Gruppe von Mitarbeitern aus allen Bereichen zusammengestellt, in der zunächst die bestehende Lieferkette analysiert wurde, bevor skizziert wurde, wie sie mit der Verwendung von RFID aussähe. Koordiniert wurde die Gruppe von unserer Unit, dem Supply Chain Development.

Etwa ein Jahr lang versuchten wir, die Auswirkungen so gründlich wie möglich zu kalkulieren. Ende 2011 wurde dann beschlossen, RFID in einem ganz bestimmten Bereich auszuprobieren, weil sich dort die größten Potentiale abzeichneten.

Im Sommer 2012 gingen wir in fünf Filialen live und maßen dort die Resultate, die recht positiv waren. Für ein Unternehmen unserer Größe mit über 500 Filialen sind die Ergebnisse von fünf Filialen jedoch überhaupt nicht hinreichend gefestigt. Deshalb wurden weitere 20 Häuser hinzugenommen, mit denen wir im Frühsommer 2013 live gingen. Dieser Pilot läuft noch.

Wurde das RFID-Projekt in Deutschland initiiert?
Wilkens: Wir haben uns zur Komplexitätsbegrenzung zunächst auf Deutschland konzentriert. Die ersten fünf Filialen lagen zudem im näheren Umfeld des Hauptquartiers hier in Düsseldorf, so dass sie alle binnen einer Stunde erreichbar waren.

Jetzt haben wir die größten deutschen C&A-Häuser hinzugenommen, die natürlich über das ganze Land verteilt sind. Dies ist ein richtiger Härtetest, der ganz neue Erkenntnisse liefert: Was nämlich die Einführung von RFID wirklich bedeutet.

Was bedeutet sie denn?
Wilkens: RFID ist eine funktionierende Technologie. Das war von Beginn klar und im Grunde kein Diskussionspunkt. Viel entscheidender sind die notwendigen Prozessänderungen. Denn Change Management ist ein schwieriges Unterfangen. Wenn Mitarbeiter lange nach einem bestimmten Muster gearbeitet haben, ist eine Veränderung dieses Musters kein Selbstläufer.

Wir haben festgestellt, dass es immer um Prozesse geht. Viel weniger um Technologie. Die muss da sein und funktionieren, aber das tut sie im Falle von RFID.

Wie haben Sie sich informiert und wie sind Sie das Projekt angegangen?
Wilkens: Wir haben Augen und Ohren immer offengehalten, nicht nur auf dem deutschen Markt, sondern europa- und sogar weltweit. Letztlich wählten wir den sogenannten Patenansatz: Die fünf Häuser, die nun bereits ein Jahr Erfahrungen sammeln konnten, wurden die Paten der folgenden 20 Häuser.

Dies funktioniert vielleicht auch deshalb so gut, weil wir die Vorgaben nicht allzu strikt gezurrt haben, sondern den Paten ein wenig Freiraum in ihrem Tun gelassen haben. Trotzdem schauen wir uns sehr genau an, was wo gut läuft. Inzwischen hat sich der beste Ansatz herauskristallisiert. Diesen Ansatz werden wir künftig überall verwenden.

Was macht denn diesen Ansatz aus?
Wilkens: Es kommt immer auf den Fokus an. Man kann festlegen, dass die Aufnahmequalität der zentrale Aspekt ist, um immer akkurate Daten für das Zentralsystem zu generieren. Oder man legt besonderen Wert auf die Arbeit mit Nachfülllisten. Oder aber man gewichtet beide Punkte gleichermaßen.

Diese drei Varianten probierten wir aus, wobei letztgenannte offensichtlich die erfolgreichste ist. Es ist besser, von Beginn an alle Punkte zu berücksichtigen und sich nicht erst auf Einzelheiten zu konzentrieren, die man später ergänzen muss. Das nachgelagerte Verfahren funktioniert nicht so gut wie die sofortige Gleichgewichtung der relevanten Aspekte.

Wichtig ist auch, die Mitarbeiter zu überzeugen?
Wilkens: Die Überzeugungsarbeit müssen die verantwortlichen Mitarbeiter vor Ort leisten. Aber es ist wie immer: Es gibt Mitarbeiter, die neue Verfahren direkt umsetzen, weil sie die Vorteile sehen, und es gibt Menschen, die mehr Erklärung brauchen, weshalb sie bekannte Prozesse ändern sollten.

Wie verlief die Projektierungs- und Implementierungsphase?
Wilkens: Die Projektvorlaufzeiten beliefen sich jeweils auf ca. vier Monate plus zwei weitere Monate für die Implementierung. Im Dezember fiel die Entscheidung, in die ausgewählten fünf Filialhäuser zu gehen. Im April begannen die Installationen, bevor die Prozesse intensiv durchgespielt wurden, um im Juni unser Zentralsystem aufschalten zu können.

Ende des Jahres fiel dann die Entscheidung zur Ausweitung des Projektes auf besagte 20 Häuser. Auch da waren es vier Monate Vorlaufzeit und weitere drei Monate, bis zur Aufschaltung des Zentralsystems – beide Male also ein ähnlicher Zeitrahmen.

• „Bei der Verwendung von RFID war uns klar, dass es nur über Standards funktionieren würde. Es gibt ja auch mahnende Beispiele für Unternehmen, die eben nicht mit den Standards arbeiteten und die jetzt unter großen Schmerzen von proprietären Ansätzen zum Standard wechseln müssen.“
  
  

Sollen tatsächlich Prozessverbesserungen eintreten, ist die Integration mit dem Backend unabdingbar?
Wilkens: Bereits in unserem Pilotprojekt wurde eine Teilintegration in die Warenwirtschaft hergestellt.

Setzen Sie ein Standardsystem wie SAP ein?
Wilkens: Nein, wir sind eher wie Usain Bolt, der läuft auch nicht mit Sportschuhen von der Stange. Die müssen ebenso handgefertigt sein wie unser Warenwirtschaftssystem, das von uns selbst für unsere eigenen Belange programmiert wurde.

Sie selbst sind nicht in der IT bei C&A tätig, sondern im Supply Chain Development. Welche Verbindung haben Sie zur IT?
Wilkens: Bevor ich das Supply Chain Development verantwortete, war ich in der IT tätig. Allerdings haben wir aus vielen RFID-Großprojekten gelernt, dass RFID nicht aus der IT kommen sollte. Ich habe das Thema bis 2010 jahrelang aus der IT heraus gefördert, unterstützt und weiterentwickelt. Aktives Mitglied bei GS1 sind wir seit 2006. Als C&A  dann  erste Schritte in Richtung Umsetzung unternahm, wechselte ich logischerweise die Abteilung.

Was spricht gegen die Verantwortlichkeit der IT?
Wilkens: Ist die IT führend, wird RFID zu einem Technologieprojekt. Stattdessen sollte es aber ein Prozess- bzw. Businessprojekt sein.

Warum tut sich RFID insgesamt so schwer?
Wilkens: Die Technologie dahinter ist zunächst einmal schwer zu verstehen. Hinzu kommt, dass es bis 2006 keinen verbindlichen Standard gab. Die Leseentfernung beispielsweise war nicht ausreichend, die Übertragung war nicht schnell genug. Und selbst seit es den Class-1-Gen-2-Standard gibt, hat sich sehr viel im Reader- und Tag-Umfeld getan – das sind fast schon Quantensprünge. Und ich glaube nicht, dass die Entwicklung bereits an ihrem Ende ist. Das zeigen die letzten Tag-Typen, die gerade auf den Markt gekommen sind, die noch einmal 20 Prozent mehr Performance bieten als ihre Vorgänger.

Es geht also hauptsächlich um die Performance?
Wilkens: Ja, natürlich. Mehr Funktionalität gehört meiner Meinung nach nicht auf einen Tag, denn dadurch würde nur die Komplexität erhöht.

Welche Art von Tags verwenden Sie?
Wilkens: Es sind Standard-Tags, da wir keine Ambitionen hatten, Grundlagenforschung zu betreiben.

Ist es bei der Hardware ähnlich?
Wilkens: Mit unseren Motorola-Geräten ist es exakt derselbe Ansatz: Wir setzen auf Standardprodukte. Wir wollen keine Hardware testen, sondern haben geprüft, welches Gerät das meistgenutzte weltweit im Fashion- und Retail-Segment ist. Denn dann kann es wahrlich nicht das Schlechteste sein. Wir sind mit der Hardware sehr zufrieden.

Es gibt Geräte anderer Hersteller, die ebenfalls hervorragende Performance und ein sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis bieten, die aber nicht absolut korrekt ausbalanciert in der Hand liegen. Wenn ein Mitarbeiter jedoch eine halbe Stunde mit dem Gerät arbeiten muss, ist die Handhabbarkeit entscheidend – Performance und Preis sind dann sekundär.

Welche Gerätezertifizierungen waren Ihnen wichtig?
Wilkens: Die Motorola-Devices besitzen alle üblichen Zertifizierungen hinsichtlich Fallhöhe und Feuchtigkeit. Besonderen Wert legten wir auf die Einfachheit der Bedienung, weshalb die Geräte mit möglichst wenigen Tasten auskommen sollten. Ein Vorschlag in Richtung Motorola wäre, die Tasten etwas zu verkleinern und dafür das Display zu vergrößern.

Hören die Hardwarehersteller auf solche Vorschläge?
Wilkens: Definitiv, die Bereitschaft ist da. Wenn allerdings Hersteller mit Neuentwicklungen auf uns zukommen, verweisen wir sie direkt an das EECC in Neuss. Ohne deren Zertifikat werden wir nicht aktiv.

Es gibt bei solchen Tests einen Anforderungskatalog zu erfüllen hinsichtlich Proximity, Volume und Frequency sowie Detuning und Backscanning – alles muss richtig zusammengeführt werden, um valide Ergebnisse zu erhalten. Ein Retailer will jedoch keine Wandtapete mit unendlich vielen technischen Daten. Vielmehr wollen wir wissen, ob die Prozesse passen. Auf Basis der Prozessdefinition erfolgt dann die Entscheidung für ein bestimmtes Gerät.

Wozu nutzen Sie die Geräte über das reine Scannen der Tags hinaus?
Wilkens: Wir steuern verschiedene Prozesse über sie, beispielsweise den Wareneingang. Der Supplier schickt einen elektronischen Lieferschein an jedes Haus. Mit dem Handheldgerät werden dann die Paletten abgescannt. Wir wissen, welche Tags in dem Karton zu erwarten sind, sobald ein Tag gelesen wurde. Es wurde festgelegt, dass mindestens 50 Prozent der zu erwartenden Tags gelesen werden müssen, andernfalls kann der Wareneingang nicht beendet werden.

Jeder Karton bzw. jede Griffeinheit ist bei uns ein Lieferschein, weil nie zu hundert Prozent klar ist, welcher Karton sich auf welchem LKW befindet. Obwohl wir nicht darauf aus sind, alle Tags zu lesen, liegen wir derzeit bei durchschnittlich 98 Prozent aller erwarteten Tags im Wareneingang. Daran erkennt man ganz gut die Leistungsfähigkeit sowohl des Readers als auch der Tags.

• „RFID ist eine funktionierende Technologie. Das war mir von Beginn an klar und im Grunde kein Diskussionspunkt. Viel entscheidender sind die Prozessänderungen, die vorgenommen werden müssen.“
  
  

Sind die Reader über WLAN angebunden?
Wilkens: Nein, wir arbeiten nicht mit WLAN, sondern mit dem Ethernet-Cradle. Stand heute soll sich dies auch nicht ändern.

Aus Sicherheitsgründen nicht?
Wilkens: Nein. Damit sich eine solche Investition rechnet, müsste man ganze Projektreihen starten. Einige unserer Häuser haben Flächen mit über  12.000 Quadratmetern, entsprechend teuer wäre das komplette Ausleuchten mit WLAN. Hinzu kommt, dass sich die Lager teilweise im Keller unter dicken Stahlbetonmauern befinden. Das wäre ziemlich anspruchsvoll.

Generell bin ich aber der Meinung, dass Projekte in Europa und speziell in Deutschland häufig überfrachtet werden. Bei uns wurde der amerikanische Minimalansatz verfolgt – also nur zu lesen. Über dieses Stadium sind wir mittlerweile allerdings hinaus, weil bereits Prozessveränderungen vorgenommen wurden: Die Warenverlagerung vom Hausvorrat auf die Verkaufsetage z.B. wird gescannt. Zudem lesen wir an den Kassen, um die Abverkäufe nachverfolgen zu können. Wir kreieren immer einen Hausvorrat, mit dem wir die Vorräte von unserem Zentralsystem überschreiben. Das war in unseren Augen die einzige Möglichkeit der Datenintegration.

Geht es denn nicht um die Steuerung des Wareneingangs?
Wilkens: Auch, aber nicht nur. Ein großer Vorteil erwächst daraus, nicht nur zu wissen, dass die Ware im Hause ist, sondern auch, wo sie ist. Doch dafür bedarf es neuer Prozesse. Daran arbeiten wir.

Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie weitere Filialen zu dem RFID-Projekt  hinzunehmen?
Wilkens: Der Test läuft noch bis Ende Februar. Eine Projektausweitung liegt im Bereich des Möglichen.

Wie bringen Sie Ihre Erfahrungen mit GS1 ein?
Wilkens: Derzeit bin ich im Aufsichtsrat von EPC Global. In diesem und anderen Gremien, in denen sich viele Handelsunternehmen und Institutionen engagieren, versuchen wir, RFID voranzubringen. Wichtig ist dabei in unseren Augen die Etablierung einfacher Standards. Es kommt nicht darauf an, RFID mit immer neuer Funktionalität zu überfrachten.

Hinsichtlich der Verwendung von RFID bei C&A war uns klar, dass sie nur über Standards funktionieren kann. Es gibt ja mahnende Beispiele für Unternehmen, die eben nicht mit den Standards arbeiteten und die jetzt unter großen Schmerzen von proprietären Ansätzen zum Standard wechseln müssen. Mit Devices, die sie speziell hatten anfertigen lassen.

Gab es externe Projektunterstützung?
Wilkens: Nein, außer einer Projektunterstützung durch GS1 wurden keinen externen Berater hinzugezogen. Und zwar deshalb nicht, weil wir größtenteils sehr proprietäre Systeme und Nummernsysteme im Einsatz haben. Dadurch würden sich die Projektvorlaufzeiten enorm in die Länge ziehen und nicht mehr rechnen, weil wir dem externen Dienstleister erst einmal sämtliche Grundlagen vermitteln müssten.
Das Supply Chain Development fungiert also im Grunde als interner Berater für die anderen Geschäftsbereiche. Dieses Vorgehen hat sich bislang ausgezahlt.

Was empfehlen Sie rückblickend anderen Unternehmen, die ebenfalls mit dem Einsatz von RFID liebäugeln?
Wilkens: Das Wichtigste ist in meinen Augen, die Projekte möglichst einfach zu halten. Man sollte am Anfang nicht zu viel wollen. Und: RFID ist kein IT-Projekt. Der Anstoß muss aus dem Business kommen. Das Business muss das Projekt fordern, es muss es umsetzen. Dabei sollte es im Idealfall einen Hauptverantwortlichen geben.

Ich warne davor, in laufenden RFID-Projekten, zu viele Baustellen aufzumachen, die gleichzeitig gar nicht bearbeitet werden können. Wichtig ist zudem, dass die Projektschritte einen erkennbaren Nutzen erfüllen und dass die Supply Chain auf die Neuerungen ausgerichtet ist. Andernfalls ist es müßig, über weitere Projektschritte zu philosophieren. Deshalb muss man es simpel halten. An diesem Punkt sind auch wir gerade wieder: Wir denken schrittweise über die nächsten Verbesserungen nach.

RFID wird Sie demzufolge noch länger beschäftigen?
Wilkens: Es reicht nicht, RFID lediglich ans Laufen zu bekommen. Man sollte immer beachten, dass diese Technologie automatisch Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette hat. Das Charmante daran: Durch RFID-Prozesse erhält man irgendwann eine integrierte, auf Geschäftsvorfällen aufbauende Supply Chain. Mit RFID weiß man, was man wann, wo, aus welchem Grund gelesen hat, woraus sich wiederum die weiteren Prozessschritte herleiten lassen. An dieser Stelle wird sich noch eine Menge tun. Was Hersteller wie Motorola mittlerweile gut machen, ist die zunehmende Gewichtung der Prozesse.

Hersteller und Anwender müssen in Dialog treten?
Wilkens: Richtig, auch die Anwender müssen sich noch häufiger austauschen. Wer meint, RFID alleine durchziehen zu können, ist auf dem Holzweg. Die großen Handelsunternehmen müssen zusammenarbeiten, denn steuert einer in die falsche Richtung, trifft es alle anderen auch. Beispiel Datenschutz: Wir sollten uns untereinander beraten, wie man vorgeht und was man besser unterlässt.

Es ist es ja grundsätzlich schön, einen Wettbewerbsvorteil zu haben, aber letztlich wollen doch alle Beteiligten, dass die Entwicklung fortschreitet.