Apps für das mobile Dokumentenmanagement

100.000 Akten immer am Start

E-Mails von unterwegs checken – das ist längst ein alter Hut. Heute greifen Business-Manager mithilfe von Apps für das mobile Dokumentenmanagement jederzeit live auf hunderttausende von Akten im Unternehmensarchiv zu.

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Die Nachfrage nach mobilen DMS-Apps nimmt im Moment kontinuierlich zu. „Unserer Einschätzung nach setzt sich in den Unternehmen immer mehr der Wunsch bzw. die Anforderung durch, unabhängig vom jeweiligen Standort auf geschäftsrelevante Dokumente zugreifen zu können“, erklärt Herbert Lörch, Geschäftsführer beim DMS-Anbieter Saperion. Die Kunden versprechen sich davon zwei Dinge: Einerseits eine höhere Flexibilität, andererseits eine Kostenersparnis, da zum Beispiel die Vorbereitungen für einen Kundentermin deutlich verkürzt werden können: Mitarbeiter müssen sich im Vorfeld keine Gedanken mehr machen, welche Dokumente sie zum jeweiligen Termin mitnehmen sollten, sondern können mobil darauf zugreifen.

Geforderte Features

Eine App für mobiles Dokumentenmanagement ist dabei immer nur so gut, wie die integrierten Funktionalitäten. Zum Funktionsspektrum sollten laut Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer bei der Elo Digital Office GmbH, auf jeden Fall eine effiziente Unternehmenssuche sowie Wiedervorlage- und Freigabemechanismen für Workflows gehören. Spezielle Komprimierungsverfahren und effiziente Übertragungsprotokolle sorgen zudem für performantes Arbeiten.

Für Herbert Lörch sind einzelne Features jedoch eher zweitrangig. „Insbesondere bei mobilen Apps sind Eigenschaften wie eine extrem einfache Bedienung von Vorteil“, betont er stattdessen. Denn die Benutzer sitzen eben nicht am Schreibtisch und haben keine komfortablen Hilfsmittel wie Tastatur und Maus oder einen großen Bildschirm zur Verfügung, sondern arbeiten von unterwegs eventuell sogar einhändig. Karl Heinz Mosbach fordert ebenfalls eine einfache Handhabung als Grundvoraussetzung für eine gelungene Benutzerführung – etwa das komfortable Navigieren und Blättern in den Akten- und Dokumentenstrukturen.

Nicht zuletzt sollten insbesondere Recherchen im Unternehmensarchiv laut Max Ertl, Vice President Sales und Marketing bei Docuware, mit nur wenigen Klicks erfolgen können. Und Dokumente sollten sich in beliebigen Formaten gut lesbar anzeigen lassen. „In unserem Fall mit dem auf die Funktionen des jeweiligen mobilen Endgeräts angepassten Docuware-Viewer“, ergänzt Ertl.

Im Praxiseinsatz

Ein seitens der Anbieter viel zitiertes Anwendungsszenario für mobiles Dokumentenmanagement ist der Freigabeprozess. Damit können Business-Manager per Smartphone oder Pad beispielsweise Rechnungen oder Urlaubsanträge freigeben. Darüber hinaus sind weitere Einsatzmöglichkeiten denkbar. „Die Nutzung mobiler DMS-Lösungen lohnt sich immer dann, wenn Prozessabläufe beschleunigt, vereinfacht und bequemer gestaltet werden können“, bringt es Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions, auf den Punkt. Dies gelte für den mobilen Zugriff auf Unternehmenswissen ebenso wie für die Einspeisung von Dokumenten und Information aus einer mobilen Umgebung heraus. „So können Versicherungsvertreter Schadensmeldungen, Vertragsdokumente und Anträge direkt beim Kunden erfassen und an die Zentrale zur Eingangs- und Validitätsbestätigung senden“, berichtet Schulz. Zwar könnte man dies auch mit einem Notebook bewerkstelligen, allerdings – so Max Ertl – ist der Vorteil gegenüber dem Notebook, dass ein Smartphone oder Tablet nicht erst hochgefahren werden muss.

Weitere Praxisbeispiele führt Marc Paczian von Open Text ins Feld: Der Ingenieur eines Versorgungsunternehmens, der für die Reparatur eines Schaltschranks den Belegungsplan aus dem DMS benötigt, kann über sein Tablet darauf zugreifen. Oder er könnte bei noch offenen Fragen ein Foto des Problems über das interne soziale Netzwerk mit seinen Kollegen online und via Endgerät diskutieren. Überdies könnten Makler und Gutachter bei Ortsterminen auf zentral bereitgestellte Information zugreifen oder Vertriebsmitarbeiter den mobilen Zugriff auf das DMS-System zur Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen nutzen.

Impulsgeber für mobile DMS-Projekte

Doch wer stößt in den Unternehmen ein Projekt zur Einführung einer mobilen Dokumentenmanagementlösung an? „Obwohl mobiles DMS zur zentralen IT-Infrastrukturversorgung zählen sollte, sind solche Projekte noch sehr stark abteilungs- und bereichsgetrieben“, meint Karl Heinz Mosbach. Und Marc Paczian von Open Text ergänzt: „Die Nachfrage nach mobilen Lösungen ist branchenübergreifend. Bei Unternehmen, in denen traditionell viele Außendienstmitarbeiter angestellt sind – etwa Versorger oder Versicherungen –, sind die Projekte meist schon sehr konkret.“ Dabei seien die treibenden Kräfte häufig im oberen Management des Anwenderunternehmens zu finden. Gestartet würden die Projekte jedoch in der Regel durch die IT.

Wie Paczian glaubt kaum ein Branchenkenner, dass mobile DMS-Projekte an der IT-Abteilung vorbei angestoßen oder gar durchgeführt werden können. „Allerdings muss man unterscheiden, wer ein mobiles DMS Projekt `formal´ startet und wer den Impuls gibt, darüber nachzudenken“, betont Herbert Lörch. Die formale Seite liege typischerweise in der IT, da der mobile Zugriff auf Informationen „nur“ einen weiteren Zugang darstellt, über den Mitarbeiter mit Dokumenten arbeiten können. Die „Ideenseite“ ist laut Herbert Lörch allerdings deutlich vielschichtiger: Der Impuls komme aus den verschiedensten Ebenen eines Unternehmens, wobei insbesondere jüngere Mitarbeiter den Anspruch stellten, IT-Werkzeuge ähnlich flexibel wie im privaten Bereich nutzen zu können – Stichwort: Consumerization of IT. Aber auch technikaffine Wissensträger würden zunehmend erkennen, dass sich durch die Einführung neuer Technologien Verbesserungen in den Unternehmensprozessen erzielen ließen. „Ganz unabhängig davon, ob es nun chic ist, ein iPad zu bedienen oder nicht, der geschäftsrelevante Nutzen lässt sich nicht abstreiten“, so Lörch weiter.

Per Definitionem „leichte Beute“

Wie an anderer Stelle dieser Ausgabe aufgezeigt (ab Seite 26) wird mobile Sicherheit in den meisten Unternehmen noch sträflich vernachlässigt. Dabei sind die Endgeräte per Definitionem „leichte Beute“. Daher gilt für Herbert Lörch von Saperion der Grundsatz, „so wenige Daten wie möglich, so viele Daten wie nötig auf dem mobilen Device zu speichern.“ Und Marc Paczian fordert die IT-Abteilungen auf, gerade für die nicht zu unterschätzende Gefahr des Verlusts eines mobilen Endgeräts entsprechende Mechanismen – wie etwa Passwortschutz oder dezentrales Löschen des Geräts – zur Verfügung zu stellen.

Paczian verweist zudem darauf, dass mobile Applikationen für das Dokumentenmanagement in die vorhandene technische Infrastruktur integriert werden müssen, womit auch die Sicherheitsstufen definiert seien. „Setzt ein Kunde Blackberry-Endgeräte ein, kann er die extrem sichere Standardinfrastruktur einfach mitnutzen. Bei allen anderen Betriebssystemen ist die Einrichtung von VPN-Tunneln sowie eine sichere Authentifizierung Grundvoraussetzung“, ergänzt Paczian. Last but not least betont Karl Heinz Mosbach: „Die größte Gefahr birgt die Server-Backend-Komponente, die den Informationszugriff nach außen ermöglicht.“ Hier bedarf es neben verschlüsselter Übertragungsprotokolle auch verlässlicher Zertifizierungen und Passwortschutzmechanismen.

Einfaches Handling

Kurzinterview mit Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei der Fujitsu-Tochter PFU Imaging Solutions

Herr Schulz, wie schätzen Sie derzeit die Nachfrage nach mobilem Dokumentenmanagement mit Smartphones und Tablets ein?
Klaus Schulz: Mit der Akzeptanz von Smart Devices im Unternehmensumfeld geht ein stark wachsendes Interesse an mobilen DMS-Lösungen einher. Dieses ist zunächst durch den Wunsch begründet, auch im mobilen Einsatz verzögerungsfrei auf Firmeninformationen zuzugreifen.

Aus welchen Branchen kommen die meisten Anfragen?
Schulz: Aus der Versicherungswirtschaft, von Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern – um nur einige typische Branchen zu nennen, in denen Bedarf bekundet und auch bereits durch konkrete Lösungen gedeckt wird. Daneben gilt, dass es unabhängig von den Branchen z.B. für Mitarbeiter in Vertriebs- und Marketingfunktionen selbstverständlich wird, vorwiegend im mobilen Einsatz zu arbeiten.

Was macht eine gute App für mobiles DMS aus?
Schulz: Aus unserer Sicht muss sie vor allem einfach sein – in der Handhabung und im Funktionsumfang. Mobil geht es vorrangig darum, den Zugriff auf Informationen schnell und bequem zu ermöglichen. Ebenso muss die Dokumentenübergabe einfach und zuverlässig erfolgen können, ohne dass der Nutzer durch diese Tätigkeit belastet wird. Gegenüber den klassischen Fat-Client-Lösungen zeichnen sich solche Apps dadurch aus, dass sie eine bewusste Verschlankung des sichtbaren Funktionsumfangs bieten.

Welche Lösungen bieten Sie für mobiles Dokumentenmanagement an?
Schulz: Mit unseren Scannern ist es möglich, Dokumente an Cloud-basierte Dienste wie Microsoft Sharepoint, Google Docs und Evernote zu übergeben. Zusätzlich adressieren wir Synchronisierungsdienste wie MobileMe bzw. iCloud oder SugarSync. Interesse weckt ebenfalls die Möglichkeit, mit unseren Scansnap-Lösungen Kontaktdaten von gescannten Visitenkarten beispielsweise in Salesforce CRM zu übergeben.

Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Nutzung der mobilen DMS-Lösung gegeben sein?
Schulz: Mobile Lösungen setzen die Verfügbarkeit des Internetzugriffs voraus, damit die Verbindung entweder zur Unternehmenszentrale oder zu Cloud-Diensten aufgebaut werden kann. Als Hersteller von Dokumentenscannern legen wir großes Augenmerk darauf, dass gescannte Dokumente möglichst eine geringe Dateigrößen erzeugen, denn wir gehen davon aus, dass der mobile Zugriff auf Dokumente in Umgebungen erfolgen wird, in denen die Bandbreite der Internetverbindung limitiert sein wird. Hier zeigt sich ein erheblicher Geschwindigkeitsvorteil beim Laden „leichter“ Dateien.

Mobile DMS-Lösungen

Docuware

Neben Docuware Mobile für das iPhone und Mobile Plus für den iPad bringt das Germeringer Unternehmen Ende des Jahres auch Applikationen für Smartphones mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7 heraus. Die bereits verfügbaren Apps sind kostenlos. Es ist jedoch eine Serverkomponente erforderlich, die die Funktionalität zur Verfügung stellen muss – diese muss zum DMS-Projekt hinzugekauft werden.

Elo Access-Server
Mit der Lösung, die eine geräteunabhängige Browseroberfläche besitzt, will die Elo Digital Office GmbH eine leistungsfähige Anbindung für mobile Endgeräte aller Art bieten. Die App ist für Elo-Kunden generell kostenfrei. Darüber hinaus bieten verschiedene Partner des Herstellers Cloud-basierte mobile Services für wenige Euro pro Monat an.
Everywhere
Hinter Everywhere steckt die ECM-Lösung für mobile Endgeräte des Anbieters Open Text. Neben dem reinen Dokumentenmanagement können damit sowohl individuelle Workflows als auch ein integriertes soziales Netzwerk genutzt werden. Für Kunden, die bereits die Eingangsrechnungslösung im SAP-Umfeld von Open Text nutzen, steht über die gleiche App zusätzlich ein Rechnungsfreigabe-Workflow inklusive Dokumentenansicht im SAP-Kontext zur Verfügung.

iSaperion
Die App ermöglicht Anwendern den mobilen Zugriff auf alle Arten von Dokumenten. Möglich ist damit die Teilnahme an Freigabeprozessen oder der Zugriff auf Kunden- oder Lieferantenakten. Laut dem Anbieter Saperion beruht die App auf einem entsprechenden Framework, womit sie sich einfach und schnell an konkrete Kundenwünsche anpassen lassen soll.

Drei Tipps für das mobile DMS-Projekt?

• Der wichtigste Faktor ist die Akzeptanz der Nutzer. Binden Sie möglichst früh Key User in das Mobility-Projekt ein.
• Keine Angst vor privaten Endgeräten: Die Mitarbeiter erwarten heute, dass sie ihr privates Endgerät auch für Firmenanwendungen nutzen können.
• Beginnen Sie früh mit der konzeptionellen Arbeit – z.B. mit der Auswahl der Endgeräte und deren Management sowie Sicherheitsaspekten. Die eigentliche Umsetzung im ECM-Kontext ist dabei nur ein kleiner Teil.

Quelle: Marc Paczian, Open Text

Kein lästiges Abtippen

Mit seiner Data-Capture-Plattform will Abby eine neue Ära der effizienten Unternehmens- und Kundenkommunikation über mobile Kanäle einläuten. Durch den Einsatz von Erfassungs- und Erkennungstechnologien können dabei mit Kameras ausgestattete Mobilgeräte für die Erfassung, Verarbeitung und gemeinsame Nutzung von Daten eingesetzt werden.
Ob Papierdokumente, Kennzeichen, Straßenschilder, Speisekarten, Gas- und Wasserzähler oder Verpackungsbeilagen – laut Anbieter reichen zwei bzw. drei Klicks, um die Informationen zu erfassen und in Formulare zu übertragen, in Content-Management-Applikationen einzugliedern oder an andere Drittsysteme weiterzuleiten. Abby-Technik-Chef Andrey Isaev ferklärt dazu: „Indem auf der Plattform basierende Applikationen in mobile Geräte mit Kamera integriert werden, können zeitaufwendige Tätigkeiten wie das Abtippen von gedruckten Informationen entfallen.“

Die Erfassungsplattform bietet Optionen für Firmen im Versicherungs-, Gesundheits-, Bank-, oder Verwaltungssektor, die ihre Kunden zeit- und qualitätseffizienter ansprechen und betreuen wollen. Damit können Applikationen für finanzielle Transaktionen, Preisberechnungen für Güter und Services, Dateneinspeisungen in Drittsysteme (z.B. Schadensmeldungen), Verbrauchsanzeigen (Strom, Wasser oder Gas) und vieles mehr erstellt werden.
www.abby.com

Bildquelle: © Nikada/iStockphoto.com

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