Mobile Workstyle

Immer Vollgas?

Vor gut einem Jahr entstand die Idee der Rubrik „Mobile Workstyle“. Das nahende Jahresende und damit auch das erste komplette Jahr von MOBILE BUSINESS lädt dazu ein, ein kleines Fazit zu ziehen: Ist das Business wirklich schon mobil?

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In unseren Redaktionsalltag sind im Laufe des vergangenen Jahres diverse Tablet-PCs eingezogen und alle Kollegen besitzen mittlerweile ein Smart­phone. Inhaltlich beschäftigen wir uns natürlich verstärkt mit dem Thema, aber an unserer täglichen Arbeit hat sich bisher nicht wirklich etwas geändert. Nun ist der Redaktionsalltag nicht wirklich repräsentativ, spannender ist es, herauszufinden, inwiefern sich der Alltag in deutschen Unternehmen dank neu gewonnener Mobilität tatsächlich schon geändert hat.

Von überall und nirgends

Vorläufer der mobilen Arbeit ist die so genannte „Telearbeit“. Bereits in den siebziger Jahren geistert der Begriff durch die Literatur, doch mit ihr wird zunächst meist die Vorstellung von wenig anspruchsvoller Heimarbeit verbunden. Inmitten der New Economy schwappt in den neunziger Jahren dann aber eine neue Idee über den Atlantik: Eine Form von neuer, flexibler Arbeit soll auf einmal angesagt sein. Markus Albers beschreibt diese Idee in seinem Buch „Morgen komm ich später rein“: „Jeder einzelne von uns modernen Berufstätigen sollte von nun an eine selbstgenügsame Produktionseinheit darstellen. Wir würden künftig als so genannte ‚Flexecutives’ mobil und vernetzt sein. Wir würden unser papierloses Büro per Laptop und Handy mit uns herum tragen.“ Eine schöne Vorstellung, die jedoch in der Wirklichkeit nicht angekommen ist. Sie scheiterte an den nicht vorhandenen technischen Möglichkeiten. Die meisten von uns werden sich noch an den Einwahlklang der damals üblichen Modems und die Langsamkeit des Internets erinnern. Mobiles Arbeiten von überall? Nicht möglich. Doch Markus Albers hat den provokanten Titel seines Buchs nicht umsonst gewählt. In den letzten Jahren hat sich etwas geändert.

Doch zunächst die Überlegung: gibt es wirklich eine zunehmende Nachfrage nach mobiler Arbeit und wenn ja, woher kommt sie? Die Struktur der Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren auf jeden Fall geändert und dieser Vorgang scheint noch lange nicht abgeschlossen zu sein. Auf der einen Seite agieren Unternehmen zunehmend global. Manche verfügen über Niederlassungen in der ganzen Welt, andere arbeiten mit Firmen zusammen, die über den Globus verteilt sind. Das lässt den althergebrachten Arbeitstag aus den Fugen brechen. Denn nicht immer passen die wichtigen Telefonate und Kontakte jenseits von Pazifik oder Atlantik in den vor Ort üblichen Zeitrahmen. Auf der anderen Seite treten so auch Unternehmen auf der ganzen Welt in Konkurrenz um die besten Mitarbeiter. Und die wissen immer mehr, was sie wert sind und was ihnen wichtig ist, hierzu gehört nicht zuletzt das Stichwort „Work-Life-Balance“. Unternehmen müssen demnach ihren Mitarbeitern in puncto flexibles Arbeiten entgegenkommen.

Gleichzeitig steigt außerdem der Anteil der berufstätigen Mütter und der Wunsch berufstätiger Väter Anteil am Familienleben zu nehmen. Alle diese Änderungen und Wünsche machen eine zunehmende Flexibilität von Arbeitszeit und -ort nötig. Einen wichtigen Ansatz in dem Zusammenhang beschreibt Markus Albers in seinem Buch „Morgen komm ich später rein“: seiner Ansicht nach, muss Arbeit neu definiert werden. Sie muss als eine Tätigkeit angesehen und mit einem Ziel gleichgesetzt werden. Nicht aber, wie das heute meist der Fall ist, mit einem Ort. Mitarbeiter sind eben nicht dadurch besonders produktiv, dass sie möglichst viel Zeit an ihrem Schreibtisch verbringen. Viele Menschen ­haben eine zeitaufwendige und umweltschädigende Fahrt zur Arbeit, nur um sich an einen Schreibtisch vor einen Bildschirm zu setzen – doch die Inhalte, die die Mitarbeiter für ihre Tätigkeit brauchen, können ihnen mittlerweile überall auf der Welt zur Verfügung gestellt werden.

Dinge, die es möglich machen

Die technischen Voraussetzungen sind heute im Gegensatz zu den neunziger Jahren gegeben. Hierzu zählen die mobilen, leistungsstarken Endgeräte, wie etwa Smartphones, Tablets oder Toughbooks. Hinzukommt, dass die Internetverbindungen heutzutage nicht nur deutlich schneller, sondern auch, vor allem im Vergleich zu den Preisen von vor fünf bis zehn Jahren, sehr viel billiger geworden sind. Auch die Verfügbarkeit des schnellen Internets verbesserte sich in den letzten Jahren und die weißen Flecken schlecht angebundener Gegenden verschwinden zunehmend von der Landkarte. Sogenannte „Virtual Private Networks“, also innerhalb von öffentlichen Übertragungsnetzwerken durch Sicherheitsvorkehrungen geschützte private Netzwerke, sind heute in vielen Unternehmen im Einsatz. Sie ermöglichen zum Beispiel den sicheren Zugriff von überall auf das Firmennetzwerk. Werfen wir also einen Blick in den Unternehmensalltag.

Bei der BMW Group beobachtet man ein gesteigertes Interesse an mobilen Tätigkeiten der Mitarbeiter. Möglich ist sowohl Telearbeit aus dem Home Office, als auch mobiles Arbeiten mittels Smartphone oder mobilem Datenzugang. Ein wichtiger Aspekt des mobilen Arbeitens, die klassische Anwesenheitspflicht, egal ob auf Vertrauensbasis oder durch Stechuhr kontrolliert, muss gelockert oder ganz aufgehoben werden. Etwas kryptisch beschreibt man bei BMW das Vorgehen in dieser Frage: „Die Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz ist bei der Arbeit aus dem Home Office im Einzelfall mit dem Mitarbeiter geregelt, wenn diese Möglichkeit etwa zur besseren Vereinbarung von Familie und Beruf genutzt wird.“

Die Entwicklung der mobilen Arbeit bei BMW in den letzten Jahren gestaltete sich folgendermaßen: „Telearbeit in Form von zu Hause fest installierten Arbeitsplätzen mit Computer, Telefon und Fax wurde vor rund 15 Jahren eingeführt. Seit vielen Jahren wurde sie jedoch nach und nach durch die Nutzung von Laptops und VPN*-Zugängen ersetzt. Durch die vergleichsweise geringen Kosten und einfachere Administration konnte sie dabei auch einer sehr viel größeren Anzahl von Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.“ Neben der Fahrzeugentwicklung und -erprobung arbeiten vor allem Mitarbeiter in der Verwaltung und der Kommunikation mobil. „2006 waren es in Deutschland noch 4.836 Mitarbeiter, 2010 bereits 9.209, das entspricht einem Anteil von circa 13 Prozent.“ Wobei BMW darauf hinweist, dass ein großer Teil der Mitarbeiter in Deutschland in der Produktion arbeitet, wo Telearbeit kaum möglich ist.

Total global

Jörg Staff, COO und Senior Vice President Human Resources bei SAP, beschreibt die Unterschiede zwischen den USA und Deutschland: „Der Anteil der SAP-Mitarbeiter in Deutschland, die permanent von zu Hause aus arbeiten, ist eher gering, in den USA kommt es aufgrund der großen Entfernungen durchaus häufiger vor. Viele Mitarbeiter nehmen aber das Angebot an, in Abhängigkeit von ihrer Lebensphase mobil und flexibel zu arbeiten, zum Beispiel morgens erst im Home Office zu arbeiten und später ins Büro zu gehen, oder nachmittags früh die Kinder abzuholen und dafür am späteren Abend nochmals von zu Hause aus zu arbeiten.“ Ein wichtiger Aspekt ist für den SAP-Vertreter in dem Zusammenhang das Arbeiten in internationalen Teams, deren Mitglieder über den gesamten Erdball verteilt sind. „Derzeit läuft ein Pilotprojekt mit einem Team, das auf drei Kontinenten verteilt sitzt. Alle wurden mit Webcams ausgestattet, damit sich die Mitglieder in den alle zwei Wochen stattfindenden Telefonkonferenzen nicht nur hören, sondern auch sehen können.“ Er weist außerdem auf die notwendige Flexibilität der Mitarbeiter aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen hin und auf Schulungen, die den interkulturellen Aspekt berücksichtigen.

Dr. Josephine Hofmann vom Fraunhofer Institut Arbeitswirtschaft und Organisation setzt sich schon seit Jahren wissenschaftlich mit dem Thema auseinander, sie zählt die Berufsgruppen auf, für die das mobile Arbeiten überhaupt eine Option sein kann: „Wissensarbeiter, Vertriebler, technisches Servicepersonal, aber auch Handwerker, die vor Ort Zugriff auf Daten und Kontakte brauchen.“ Die technischen Voraussetzungen scheinen also gegeben zu sein. Da der Anteil der Wissensarbeiter wohl stetig steigt, nimmt dementsprechend auch die Zahl der Menschen zu, für die das mobile Arbeiten in Frage kommt. Doch die Technik allein reicht noch nicht für ein produktives Arbeitsklima, das sowohl die Interessen der Unternehmen als auch die der Mitarbeiter berücksichtigt. Das kritische Stichwort heißt neudeutsch „Always on“.

Auf die Etikette achten

Bei beiden befragten Unternehmen scheint es keine unternehmensweit gültige Richtlinie zum Thema Erreichbarkeit zu ­geben. BMW beschreibt die Situation folgendermaßen: „Die Life-Balance unserer Mitarbeiter ist für uns ein wichtiges Thema. Die Notwendigkeit, immer erreichbar zu sein, gibt es nur für bestimmte Mitarbeiter, etwa im Bereitschaftsdienst. Aber auch in diesem Fall bedeutet das nur die Erreichbarkeit in festgelegten Zeiträumen. Vorgaben zur ‚Nicht-Erreichbarkeit’ gibt es keine, aber es gibt Abteilungen und Teams, die sich dafür ­eigene Regeln gegeben haben, etwa keine E-Mails am ­Wochenende zu schreiben.“ So weit so schwammig, könnte man denken. Wobei die Absprache innerhalb von Teams sinnvoller sein kann, als die Entwicklung allgemein gültiger Unternehmensvorgaben. Jörg Staff von SAP geht zusätzlich noch auf den gesundheit­lichen Aspekt der Always-on-Mentalität ein. „Wir erwarten von unseren Führungskräften und Mitarbeitern nicht, dass sie rund um die Uhr erreichbar sind. Sie können selbst entscheiden, wie sie auf dem Laufenden bleiben und ihre Arbeit regeln. Dies ­erfordert jedoch neue Kernkompetenzen hinsichtlich Selbst­management und Stressresilienz. Deshalb bietet SAP Unterstützungsangebote, Projekte und Maßnahmen im Bereich Human Resources Management, Arbeitsmedizin und Arbeitspsychologie mit dem Ziel, Gesundheit und Work-Life-Balance unserer Mitarbeiter zu unterstützen.“ Welche konkreten Maßnahmen sich hinter dieser Aussage verbergen, ist schwer einzuschätzen. Immerhin scheint die Problematik den Verantwortlichen bewusst zu sein.

Dr. Josephine Hofmann formuliert ihren Rat an Unternehmen folgendermaßen: „Es sollte klare Regeln für Erreichbarkeitszeiten geben und darüber hinaus Etikette für die Mediennutzung. Eine explizite ­Regelung von Zeiten, in denen man mit gutem ­Gewissen nicht erreichbar ist, halte ich ebenfalls für wichtig. Bei diesen Aspekten ist außerdem die ­Vorbildfunktion von Führungskräften nicht zu ­vernachlässigen.“ Insgesamt wohl ein schwieriges Thema. Gerade die Tendenz führender Mitarbeiter sich über den Job zu definieren, birgt Gefahren. Denn wer zu Hause über dieselben technischen Möglichkeiten verfügt wie im Büro, vielleicht sogar dasselbe Smartphone privat und beruflich nutzt, dem fällt es sicher schwer abends und am Wochenende komplett abzuschalten. Es ist meist sehr einfach von überall auf das Unternehmensnetzwerk zuzugreifen, E-Mails abzurufen und somit auch nach Feierabend einfach weiterzuarbeiten. Und wie leicht ist es dann, eine E-Mail an Kollegen weiterzuleiten. Dies kann aber zur Folge haben, dass man sich mit dem Verschicken nächtlicher E-Mails etc. gegenseitig hochschaukelt. Es sollte also eine Hauptaufgabe der nächsten Jahre für Unternehmen sein, es Mitarbeitern zu ermöglichen, mobil zu arbeiten. Denn Beispiele zeigen, dass Mitarbeiter durchaus produktiver sind, wenn sie freier über Zeit und Ort bestimmen können, zu der und an dem sie arbeiten. Trotz allem darf die Mobilität nicht zu einer ständigen Erreichbarkeit führen. Denn selbst der beste Motor braucht nach einer Vollgasfahrt ein wenig Erholung. 

ROWE bei Best Buy

Bei der amerikanischen Elektronikmarktkette Best Buy wird seit einigen Jahren nach dem „Results only work environment“-Prinzip gearbeitet. Es geht ausschließlich um das Ergebnis – wie der einzelne Mitarbeiter es erreicht, spielt im Grunde keine Rolle mehr. Für die 4.000 Mitarbeiter der Zentrale gibt es seitdem keine Anwesenheitspflicht mehr. Gearbeitet wird wo und wann man möchte. Die Zahlen sprechen für sich: die Produktivität pro Mitarbeiter stieg um 35 Prozent, die Kündigungsrate sank um 52 Prozent in der Logistik und um 90 Prozent in der Online-Sparte.

*Virtuelles privates Netzwerk (VPN)

Von einem VPN spricht man unter anderem, wenn innerhalb eines öffentlichen Netzes kundenspezifische logische Teilnetze gebildet werden. Die heute gebräuchliche Interpretation für VPNs sind die IP-VPNs, bei denen die Teilnehmer über IP-Tunnel verbunden sind. Generell handelt es sich bei einem VPN um ein geschlossenes, logisches Netz, das für bestimmte Nutzer vorgesehen ist.
Dabei nutzt das VPN die öffentlich zugänglichen Übertragungsnetzwerke, bei denen die Verbindungen durch einen öffentlichen Carrier bereitgestellt werden. Der Anwender bildet sich über diese Übertragungswege sein privates Netz. Er verfügt über Sicherheitsmechanismen, wie die Identifikation und die Authentifikation der Netzteilnehmer, sodass sich Unbefugte keinen Zugang zum VPN verschaffen können. 

Bildquelle: © iStockphoto.com/Daver2002ua

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