Max Ertl, Docuware

Mobile DMS-Lösungen nahtlos integrieren

Interview mit Max Ertl, Vice President Sales und Marketing bei Docuware

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Herr Ertl, wie schätzen Sie derzeit die Nachfrage von Unternehmen nach Lösungen für das mobile Dokumentenmanagement mit Smartphones und Tablets ein?
Max Ertl: Das Interesse ist sehr groß. Bereits auf der diesjährigen Cebit kamen viele Interessenten an unseren Stand, um sich darüber zu informieren, welche Lösungen wir bereits für Smartphones und Tablets anbieten. Unsere dort zum ersten Mal vorgestellte iPhone-App kam sehr gut an. Auch Bestandskunden fragen nach.

Aus welchen Branchen kommen die meisten Anfragen?
Ertl: Branchenübergreifend – hier gibt es keinen Unterschied zu sonstigen Anfragen.

Welche Personen im Unternehmen starten ein mobiles DMS-Projekt?
Ertl: Auch hier gibt es keinen Unterschied zu „normalen“ Anfragen. Abhängig von der Größe des Betriebs fragt zum Beispiel der IT-Leiter oder der Geschäftsführer bzw. Inhaber des Unternehmens nach.

Für welche Anwendungsfelder – über reine Freigabeprozesse hinaus – lohnt sich der Einsatz einer Dokumentenmanagement-App?
Ertl: Ähnlich wie mit dem Notebook können Recherchen mit Smartphone-/Tablet-Apps überall erfolgen. Der Vorteil gegenüber dem Notebook ist, dass der Rechner nicht erst hochgefahren werden muss. Neben einfachen Workflows sind Aufgabenlisten, die über anstehende Tätigkeiten informieren, ein mögliches Anwendungsfeld.

Was macht eine gute Smartphone- und Tablet-App für mobiles DMS aus? Welche Features sollte sie auf jeden Fall besitzen?
Ertl: Sie sollte einfach zu bedienen sein. So sollten Recherchen im Unternehmensarchiv mit nur wenigen Klicks erfolgen können. Zudem sollten sich Dokumente beliebigen Formats gut lesbar anzeigen lassen – in unserem Fall im speziell auf die Funktionen des jeweiligen mobilen Endgeräts angepassten Docuware-Viewer.

Wie sicher ist das Arbeiten mit einer App für mobiles Dokumentenmanagement? Wo lauern mögliche Gefahren?
Ertl: Ein Maximum an Sicherheit ist wie bei allen Docuware-Lösungen durch HTTPS-Verschlüsselung gewährleistet. Gefahren lauern eher wie auch beim Notebook darin, dass das Gerät entwendet wird.

Worauf sollte man bei der Einbindung der mobilen DMS-Lösung in die vorhandene IT-Landschaft besonders achten?
Ertl: Dass sich die mobile DMS-Lösung nahtlos und ohne zusätzlichen Aufwand integrieren lässt – so wie eine Inhouse-Lösung auch.

Welche Lösungen bieten Sie speziell für mobiles Dokumentenmanagement mit Smartphones und Tablets an?
Ertl: Wir bieten folgende Lösungen: Docuware Mobile (iPhone) und Mobile Plus (iPad). Ende des Jahres wird es von uns auch Applikationen für Smartphones mit den Betriebssystemen Android und Windows Mobile 7 geben.

Wie teuer ist die Nutzung Ihrer Lösung für das Anwenderunternehmen?
Ertl: Die App selbst ist kostenlos. Es ist jedoch eine Serverkomponente erforderlich, die die Funktionalität zur Verfügung stellen muss – diese muss zum DMS-Projekt dazu gekauft werden.

Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Nutzung der mobilen DMS-Lösung gegeben sein?
Ertl: Es muss eine Internet-Verbindung bestehen. Und als DMS-Anbieter darf man seine Webclient-Lösung nicht eins zu eins auf das mobile Endgerät übertragen, sondern muss eine von Grund auf neue Applikation entwickeln.

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