Marc Paczian, Open Text

Soziale Netzwerke mobil einbinden

Interview mit Marc Paczian, „Strategic Engagement Lead“ bei Open Text

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Herr Paczian, wie schätzen Sie derzeit die Nachfrage von Unternehmen nach Lösungen für das mobile Dokumentenmanagement mit Smartphones und Tablets ein?
Marc Paczian: Die Nachfrage nach mobilen Lösungen steigt aktuell im gesamten ECM-Umfeld enorm an. In nahezu jedem Kundentermin sprechen wir über mobile Strategien und deren Umsetzung mit Hilfe unserer Lösungen.

Aus welchen Branchen kommen die meisten Anfragen? Welche Personen im Unternehmen starten ein mobiles DMS-Projekt?
Paczian: Die Nachfrage nach mobilen Lösungen ist branchenübergreifend. Bei Unternehmen, in denen traditionell viele Außendienstmitarbeiter angestellt sind (z.B. Utilities, Professional Services), sind die Projekte meist schon sehr konkret. Häufig sind die treibenden Personen im Unternehmen im oberen Management zu finden. Die Projekte werden in der Regel durch die IT gestartet.

Für welche Anwendungsfelder – über reine Freigabeprozesse hinaus – lohnt sich der Einsatz einer Dokumentenmanagement-App?
Paczian: Die Anwendungsfelder sind vielfältig. Ein Beispiel ist der Ingenieur eines Versorgungsunternehmens, der für die Reparatur eines Schaltschranks über sein Tablet den Belegungsplan aus dem DMS benötigt und bei Nachfragen ein Foto des Problems über das interne soziale Netzwerk mit seinen Kollegen online diskutieren kann.

Was macht eine gute Smartphone- und Tablet-App für mobiles DMS aus? Welche Features sollte sie auf jeden Fall besitzen?
Paczian: Wichtig ist in erster Linie die Versorgung beliebiger mobiler Endgeräte. Auch wenn subjektiv schnell der Eindruck entsteht, dass es nur noch iPhones und Blackberrys gibt, ist das in vielen Unternehmen noch lange nicht der Standard.

Weiterhin ist das einfache Navigieren im System (z.B. über eine GIS-Integration oder Favoriten) sowie die Integration interner sozialer Netzwerke ein Muss. Eine ECM-App sollte zudem möglichst schlank gestaltet sein und auf einfache und speziell für ein Smartphone zugeschnittene Usability ausgelegt sein. Weiterhin ist es wichtig, die App nicht mit Funktionen zu überfrachten, sondern sich auf die Kernaufgabe zu konzentrieren. Eine einfache Erweiterbarkeit und die Möglichkeit der Anpassung sind Grundvoraussetzung.

Wie sicher ist das Arbeiten mit einer App für mobiles Dokumentenmanagement? Wo lauern mögliche Gefahren?
Paczian: Mobile Applikationen für das Dokumentenmanagement integrieren sich in die vorhandene technische Infrastruktur, die somit auch die Sicherheitsstufen definiert. Setzt ein Kunde Blackberry-Endgeräte ein, kann er die extrem sichere Standardinfrastruktur einfach mitnutzen. Bei allen anderen Betriebssystemen ist die Einrichtung von VPN-Tunneln sowie eine sichere Authentifizierung Grundvoraussetzung. Eine nicht zu unterschätzende Gefahr ist der Verlust des mobilen Endgeräts. Hier ist die IT-Abteilung aufgefordert, entsprechende Mechanismen (z.B. Passwortschutz, dezentrales Löschen des Geräts) zur Verfügung zu stellen.

Worauf sollte man bei der Einbindung der mobilen DMS-Lösung in die vorhandene IT-Landschaft besonders achten?
Paczian: Der wichtigste Faktor ist die Akzeptanz der Nutzer. Mein Tipp: Binden Sie möglichst früh Key User in das Mobility-Projekt ein. Als Zweites gilt: keine Angst vor privaten Endgeräten. Ihre Mitarbeiter erwarten heute, dass sie ihr privates Endgerät auch für Firmenanwendungen nutzen können. Und Drittens: Beginnen Sie jetzt mit der konzeptionellen Arbeit (z.B. Auswahl der Endgeräte und deren Management, Sicherheitsaspekte) – die eigentliche Umsetzung im ECM-Kontext ist dabei nur ein kleiner Teil.

Welche Lösungen bieten Sie speziell für mobiles Dokumentenmanagement mit Smartphones und Tablets an?
Paczian: Mit der Open-Text-Lösung Everywhere bieten wir eine umfassende ECM-Lösung für mobile Endgeräte. Neben dem reinen Dokumentenmanagement können sowohl eigene Workflows als auch unser integriertes soziales Netzwerk genutzt werden. Für Kunden, die bereits unsere Eingangsrechnunglösung im SAP-Umfeld (Vendor Invoice Management) nutzen, steht zusätzlich über die gleiche App ein Rechnungsfreigabe-Workflow inklusive Dokumentenansicht im SAP-Kontext zur Verfügung.

Wie teuer ist die Nutzung Ihrer Lösung für das Anwenderunternehmen?
Paczian: Der Preis für Everywhere ist abhängig von den bereits eingesetzten Open-Text-Lösungen. Die Durchführung eines typischen Mobility-Projektes ist dank der schlanken Implementierung schnell erledigt und auch die Total Cost of Ownership (TCO) sind aufgrund der geringen Infrastrukturanforderungen in einem niedrigen Bereich.

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